약국을 경영하다 보면 처방전, 조제기록부, 불량의약품 처리 기록 등 보관해야 될 서류들이 많아 개설약사들이 혼란을 겪는 경우가 종종 있다.
약사법이나 국민건강보험법 등 서류마다 근거 법령이 틀리고 보존기간도 달라 헛갈리기 쉽고 관리를 소홀히 했다가 약사감시 과정에서 자칫 낭패를 볼 수 있다. 대한약사회(회장 김구)는 최근에 회원들의 이러한 혼란을 줄이기 위해 약국에 보관해야 되는 서류의 보존기간을 정리했다.
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| ▲ 약국은 급여의 경우 2년, 비급여의 경우 3년간 처방전을 보관해야 한다. | ||
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그러나 국민건강보험법(시행규칙 46조)과 의료급여법(11조의2)에 의한 처방전 보존 기간은 3년이다. 따라서 건강보험과 의료급여 처방전은 3년간 보관하되, 비급여 처방전은 2년만 보관하면 된다.
환자의 인적 사항, 조제 년월일, 처방 약품명과 일수, 복약지도 내용 등을 기재한 조제기록부는 5년간 보존(약사법 30조)해야 하며, 불량의약품 처리에 관한 기록은 1년간 보존(약사법 시행규칙 62조)하여야 한다.
또한 국민건강보험법과 의료급여법령에 의하면 급여비용 심사청구서와 명세서, 약제 구입에 관한 서류, 개인별 투약기록, 계산서 부본과 본인부담금 수납 대장 등 보험 관련 서류는 급여가 종료된 날부터 5년간 보존해야 한다.
마약구입서․판매서와 마약류 관리대장은 2년간(마약류관리법 10조, 11조) 보존토록 되어 있다. 의료용 마약류 저장시설 점검부는 별도의 보존 기간이 정해져 있지 않으나 식약청은 2년간 보존할 것을 권고하고 있다.
이를 보존기간별로 보면 ▲ 1년: 불량의약품처리에 관한 기록 ▲ 2년(권고 포함): 처방전(비급여), 마약구입서․마약판매서, 마약류관리대장, 마약류 저장시설 점검부 ▲ 3년: 처방전(건강보험·의료급여) ▲ 5년: 조제기록부, 급여비용심사청구서 및 명세서, 개인별 투약기록, 계산서 부본 또는 본인부담금 수납 대장, 약제 구입에 관한 서류 등이다.
한편 전자서명이 공인된 일부 서류들은 전자문서로 보관이 가능하지만 처방전 등 대부분의 서류들은 종이로 보관해야돼 보관비용과 장소, 폐기비용과 절차 등이 약국들에게 적지않은 부담을 주고 있다.
